Los metadatos se definen como “los datos de los datos”, es decir, proporcionan información que no se ve a simple vista, pero que está vinculada a un archivo (de texto, imagen, audio, vídeo…), y lo describe. Ofrecen detalles sobre las características o atributos de un recurso como la fecha de creación, el autor o el tamaño, además de otros campos con información interna de la empresa como la ruta en la que estaba alojado o si ha sido o no editado y por quién. Facilitan asimismo la organización, la búsqueda y la recuperación de la información.
Por este motivo, es importante tener en cuenta que, cuando compartimos un archivo con personas externas a nuestra compañía, ya sean proveedores, clientes o colaboradores, podemos estar suministrando, sin ser conscientes, información confidencial o sensible que puede ser utilizada de forma malintencionada.
¿Qué debo hacer antes de compartir un archivo para eliminar los metadatos?
En SIVSA estamos firmemente comprometidos con la seguridad de la información que tratamos y procesamos como parte de nuestra actividad. Así lo certificamos con la consecución de la norma ISO 27001, que acredita que aseguramos la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información en nuestra operativa diaria. Para ello, cumplimos de forma estricta los requisitos legales y reglamentarios vigentes, así como interponemos los medios suficientes para que los datos que se consideren de uso “público” o que pasen a serlo desde el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) sean sometidos a un proceso de eliminación o enmascaramiento de los metadatos existentes en todo archivo.
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Si utilizas sistema Windows
En el explorador de archivos busca el botón “propiedades” y, en “detalles”, haz clic en “quitar propiedades e información personal”.
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Si utilizas Office
Ve a la pestaña “Archivo”, pulsa en “Información” y, a continuación, en “inspeccionar documento” selecciona todas las opciones y elimina las pertinentes.
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Si utilizas iOS (Mac)
Existen aplicaciones que realizan la misma operación.
En Internet existen múltiples páginas web para eliminar los metadatos de los recursos mencionados, pero el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) recomienda no utilizarlas, ya que esto supone compartir documentos con información sensible con un tercero -el propietario de la página- y no existe una garantía de que éste vaya a tratar con confidencialidad u otros fines dicha información.
¡Y recuerda! Antes de compartir un archivo con una persona externa a SIVSA, comprueba que has eliminado correctamente sus metadatos y que no se ha producido ningún error en la limpieza realizada.
Más información: https://www.incibe.es/empresas/blog/son-los-metadatos-y-eliminarlos
